De werkvorm Intention Circles over het ROND maken van intenties

Hoe ziet de krachtige werkvorm Intention Circles er in de praktijk nu uit en wat betekent het nu eigenlijk als we binnen Intention Circles spreken van het ROND maken van iemands intentie? Deze blog is een tekst die ook te vinden is in het boek ‘Cirkel van verandering’ van Steffan Seykens en Guido van de Wiel.

De opzet van Intention Circles
Zoals de naam van deze werkvorm al suggereert, begint een Intention Circle met één of meerdere intenties. Deze intenties zijn de eigen leerdoelen, het individuele actieplan of de persoonlijke voornemens voor een gewenste gedragsverandering waar de betrokken persoon zelf voor heeft gekozen. De persoon die de intenties inbrengt is de inbrenger. De intenties zijn meestal de opbrengst van een leertraject, bijvoorbeeld een training, een coaching, een management development traject, een teamsessie mar kan ook voorkomen uit blended learning, job-coaching of via e-learning. Het maakt niet uit hoe iemand tot inzichten of informatie komt, al deze er maar door geraakt is en op basis daarvan tot een eigen en passende intentie voor doelgedrag komt.

Een bekend verschijnsel is dat mensen direct na een leertraject mooie voornemens hebben, maar dat de oude patronen na enkele weken toch weer terugkomen. Mensen kiezen voor Intention Circles als zij willen voorkomen dat deze intenties weer wegzakken.

Een Intention Circle vindt plaats rondom de vraag van een inbrenger en wordt in de regel uitgevoerd met alle relevante collega’s erbij. Zij vervullen de rol van ‘waarnemer’: ze nemen als waarnemer waar wat voor hen ‘waar’ is. Zij kunnen niet alleen de intenties van hun collega op waarde schatten, maar zij kunnen ook na gaan of dat gaat lukken in de context waar zij zelf ook deel van uitmaken. In de praktijk betekent dit dat vooral bestaande teams of afdelingen – met in ieder geval hun eigen leidinggevende daarbij – in de loop van een in-company leertraject aan een Intention Circle beginnen. Binnen dat leertraject is het doelgedrag helder gemaakt, is de Bedoeling voldoende geladen en zijn de relevante gedragspatronen zichtbaar gemaakt. Waar nodig is er uiteraard de nodige kennis en theorie overgedragen en met vaardigheden geoefend, waardoor de betrokken persoon tot de meest actuele en relevante intenties is gekomen. Het gaat erom dat de betrokkene nu zijn of haar intenties ook daadwerkelijk blijvend kan waarmaken in de dagelijkse praktijk. De teamleden gaan met een daartoe opgeleide facilitator van Intention Circles in een kring bijeenzitten en brengen vervolgens om de beurt hun intenties in. Ik heb gemerkt dat het begeleiden van Intention Circles veel precisie en deskundigheid vraagt. Zelfs de meest ervaren facilitators en trainers die ik opgeleid heb, heb ik fouten zien maken in de begeleiding die, binnen het toch al zo indringende leerproces, voor ernstige verwarring of verstoring kan zorgen. Omwille van de zorgvuldige en gedegen gedragsverandering van de deelnemers, raad ik dan ook aan om Intention Circles alleen onder vakkundige begeleiding te laten plaatsvinden.

ROND maken van intenties
Eenmaal in de kring vertelt het eerste teamlid wat zijn intenties zijn en de overige teamleden, de leidinggevende en de facilitator (meestal ook de begeleider van het leertraject) checken of de intenties voldoende ROND zijn. Het acroniem ROND staat voor: Realistisch, Overtuigend, Noodzakelijk en Duurzaam. Het waarmaken van intenties werkt door ze ROND te maken.

Realistisch betekent dat de intentie ook haalbaar moet zijn, doenlijk en reëel uitvoerbaar. Daarom dient de intentie en het bijhorende doelgedrag concreet en specifiek genoeg omschreven te zijn. Daarnaast is het maken van grote stappen meestal niet reëel en is het maken van een serie van vele kleine stapjes vaak een bereikbaarder doel. Het kan bijvoorbeeld veel effectiever zijn om een aantal kleine gewoonten en automatismen rondom een bepaald thema in te voeren, dan een veelomvattend en veeleisend actieplan proberen door te voeren. Veel kleine succesjes geven daarbij meer zelfvertrouwen dan heel lang moeten wachten op een groot succes. Een goede manier is om deze intenties te omschrijven, is in termen van ‘als deze situatie zich voordoet, dan doe ik…’.
Verder schat de groep in of de inbrenger van deze intentie ook voldoende kwaliteiten, mogelijkheden, middelen en mandaat heeft om de intentie waar te kunnen maken. Hoe zit het naast het ‘willen’ met het ‘kunnen’? Is de intentie voldoende uitgediept en beseft de inbrenger waar hij aan begint? Denk ook aan vragen als: heeft de inbrenger een goede leerstrategie? En: is er al een lopend voorbeeld van iemand die heeft laten zien dat een dergelijke intentie wel mogelijk is?

Overtuigend betekent dat de intentie oprecht van die persoon zelf dient te zijn en niet een sociaal wenselijk antwoord is binnen het leertraject. De groep gaat na in hoeverre de inbrenger zelf ook overtuigd klinkt als hij over zijn intentie praat. In hoeverre is hij congruent in zijn woorden, zijn stemgebruik en in zijn non-verbale uitstraling? Alle verschillen die de inbrenger (on)bewust in de inhoud aanbrengt, welke woorden hij kiest en welke uitstraling hij daarbij heeft, kunnen er op duiden dat de inbrenger op dat punt zelf ook nog niet voldoende overtuigd is van diens intentie. Dat kan dus blijken uit de inhoud van de intentie, maar ook zichtbaar worden in de mimiek, in de mate van oogcontact, in de intonatie of veranderingen in de stem, in stop- of verkleinwoordjes en in de stiltes die wel of niet vallen. Je kunt er op letten of je het gevoel krijgt dat de inbrenger voldoende eerlijk en integer is richting zijn intentie. Hoe groot is de nieuwsgierigheid om écht te willen weten wat er voor nodig is om de intentie waar te maken? Merk je dat de inbrenger niet te snel genoegen neemt en proef je de honger om de intentie daadwerkelijk te willen borgen en verankeren in diens gedrag? Merk je een volmondig ‘ja’? Is de bezieling voelbaar? Vaak helpt het om te checken of je er ook heldere beelden bij krijgt als de inbrenger de intenties inbrengt: zie je het voor je? Zie je het de inbrenger ook daadwerkelijk doen in de dagelijkse praktijk?

Noodzakelijk betekent dat er voldoende urgentie en noodzaak achter de intentie moet zitten. Is het voelbaar wat het de inbrenger kost als hij deze intentie niet waarmaakt? Ervaart de inbrenger zelf voldoende noodzaak? Waar krijgt hij last van als hij weer terugvalt in oude patronen? Waar gaat het knagen? Wat levert het op als de intentie wel slaagt? Is het positieve verlangen sterk genoeg om er volledig voor te gaan? De pijn van het oude in stand houden moet groter zijn dan het gemak van de boel maar bij het oude te laten. Er dient voldoende energie, drive en persoonlijke wil achter de intentie te zitten om deze ook te borgen en verankeren in gedrag. De intrinsieke motivatie en persoonlijk drijfveer dient sterk genoeg te zijn. Alleen een extrinsieke motivatie is nooit voldoende, hoe goed deze reden van buitenaf ook is. De timing moet eveneens kloppen, de intentie moet niet te vroeg komen of geforceerd ingebracht worden: is de tijd er wel rijp voor? Een goede check is of je je voor kunt stellen dat de inbrenger deze intentie ook buiten deze groep, bijvoorbeeld met familie en vrienden, zou delen. Of blijft de noodzaak om de intentie te delen beperkt tot deze groep? Wat zegt dat dan over de urgentie die iemand ervaart om deze intentie echt waar te gaan maken?

Duurzaam betekent dat de inbrenger een concreet actieplan heeft bedacht om de intentie blijvend te verankeren. Hoe zorgt de inbrenger er voor dat de intentie minstens een half jaar wordt volgehouden? De inbrenger dient er een dagelijkse routine van te maken. Het is van belang dat terugval in oud gedrag tijdig wordt herkend en kan worden voorkomen. De inbrenger dient voldoende hulp en ondersteuning gemobiliseerd te hebben om terugval te voorkomen. Zijn er voldoende tussentijdse evaluatiemomenten gepland? Wat zijn de reminders die al die tijd terug blijven komen? Hoe blijven deze ook gedurende langere tijd werkzaam? Zijn de hulptroepen voldoende gecommitteerd om feedback gedurende langere tijd te blijven geven? Zijn er voldoende SMART afspraken gemaakt? Welke eerdere succesvolle ervaring of aanpak heeft in het recente verleden bewezen dat de gekozen aanpak duurzaam voor deze inbrenger werkt? Is deze aanpak voldoende meegenomen bij deze intentie? Ook zal de inbrenger zichzelf voldoende moeten belonen voor de behaalde tussentijdse resultaten om zichzelf daarmee blijvend te voeden, zijn geloof te versterken om door te zetten en te volharden in zijn koers. Nogmaals, borgen is blijvend waarmaken en waarmaken blijft voortdurend een werkwoord.

Spelregels en tips bij Intention Circles
Waar het ROND maken voor een inbrenger een behoorlijke klus is, daar zijn de spelregels die behoren bij de werkvorm Intention Circles betrekkelijk eenvoudig. Alle aanwezigen (inbrenger, waarnemers en facilitator) nemen plaats in een kring. De intenties worden gedeeld door de inbrenger. Wanneer een waarnemer uit de groep de inschatting maakt dat alle ingebrachte intenties helemaal ROND zijn, dan gaat deze staan. De oefening is afgelopen als iedereen staat. Ook de eigen leidinggevende en de facilitator (trainer of begeleider van het leertraject) moeten uiteindelijk gaan staan.

Er is een aantal spelregels dat strikt en consequent nageleefd dient te worden:
a) Pas wanneer je als waarnemer alle intenties helemaal ROND vindt, dan ga je (voor deze intenties) staan.
b) Wanneer je als waarnemer staat en je de intentie op een later moment toch niet meer ROND vindt, mag je weer gaan zitten.
c) De inbrenger mag vragen stellen, maar steeds één vraag aan één persoon tegelijkertijd.
d) De rest van de groep mag niet actief helpen en niets zeggen als dat niet gevraagd wordt. Ook non-verbale communicatie is ongewenst, zolang de inbrenger niet iets aan je vraagt.

Doordat de inbrenger steeds een vraag stelt aan één waarnemer tegelijk blijft er duidelijkheid over het eigenaarschap. Het eigenaarschap over de intentie blijft dan namelijk volledig bij de inbrenger zelf. De waarnemer krijgt via een concrete vraag alleen maar het eigenaarschap toebedeeld om input te geven waarmee de inbrenger de intentie ROND kan maken.

Wanneer je letterlijk voor iemands intentie kan gaan staan, ervaart een inbrenger aan den lijve dat je achter hem staat. Deze beweging geeft aan dat je er als waarnemer van overtuigd bent dat de intentie helemaal ROND is. In die zin zullen waarnemers ook de opdracht van de inbrenger tijdelijk ‘waarnemen’ (invullen), door mee te mogen kijken hoe de intenties ROND gemaakt kunnen worden. Dat kan alleen wanneer het eigenaarschap volledig bij de inbrenger komt te liggen. Eigenaarschap kan bij het geven van feedback door de waarnemer steeds overgedragen worden draag je over via het adagium: ‘maak je punt, zet een punt en laat de stilte het werk doen’. Ook de begeleider (of de leidinggevende) mag niet teveel sturen en zeker niets overnemen: wanneer er (een deel van het) eigenaarschap wordt overgenomen, zal de borging van de gedragsverandering niet langer gegarandeerd kunnen worden en is de intentie dus niet ROND.

Steffan Seykens & Guido van de Wiel