Goed opdrachtgever- en opdrachtnemerschap

Goed opdrachtgeverschap en goed opdrachtnemerschap begint bij het goed contracteren en het adequaat overdragen van eigenaarschap. De trend om eigenaarschap ‘lager’ in de organisatie te leggen, past bij de gedachte dat professionals uiteindelijk de meeste waarde toevoegen. Zij zitten immers het meest dicht op de uitvoering waar de daadwerkelijke waarde toevoeging plaatsvindt (vaak in directe relatie tot degene voor wie het bedoeld is). Goed contracteren, het steeds goed overdragen van eigenaarschap en professioneel opdrachtnemerschap zijn daarbij belangrijke sleutels.

Toch vinden veel medewerkers het lastig om opdrachten secuur aan te nemen en vinden leidinggevenden het lastig om verantwoordelijkheid daadwerkelijk over te dragen. Een veelgenoemde reden is het gebrek aan vertrouwen dat de ander het niet écht op zal pakken, of niet op de manier waarop en met de kwaliteit die de leidinggevende graag ziet (in dit geval zou je zelfs moeten spreken over een ‘leiding-nemende’ in plaats van een leidinggevende).

Het goed toe-eigenen van professionals vraagt in beginsel twee dingen. Aan de ene kant medewerkers die zelfgemotiveerd zijn om zoveel mogelijk verantwoordelijkheid te nemen om het juiste te doen, die geleerd hebben afgestemd te zijn op die ene unieke situatie en daarin het meest passende te willen bieden. Aan de andere kant leidinggevenden die oog hebben voor die aansturing die de kans vergroot dat hun medewerkers die verantwoordelijkheid oppakken, die dienstbaar zijn aan het werk van anderen en de neiging kunnen onderdrukken het steeds over te willen nemen. Logische vragen die de herverdeling van eigenaarschap met zich meebrengt:

– Hoe zorg je ervoor dat je verantwoordelijkheid ook los kunt laten, omdat je er op kunt vertrouwen dat de ander het vastheeft?

 – Wat hebben beide partijen (opdrachtgever en opdrachtnemer) nodig om de opdracht onderling goed af te stemmen?

 – Hoe kun je nog duidelijker zijn in de verwachtingen die je hebt van de ander?

 – Hoe laat je het eigenaarschap ook gedurende het proces bij de professional?

 – Hoe kun je het beste omgaan met de neiging zaken over te nemen?

Het overdragen van eigenaarschap vraagt allereerst om goede contractering: het spel van afstemming waarin zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer krijgen wat ze nodig hebben, binnen een volwaardige relatie. Ze zullen beiden heel duidelijk, stevig en alert moeten zijn in wat ze nodig hebben, en dat begint met de volledige erkenning dát ze iets nodig hebben.

Grofweg zijn er drie niveaus te onderscheiden waarover ze kunnen contracteren:

  1. A) de inhoud (ontwerpniveau: verwachtingen, resultaten, doelstellingen, kaders, etc.)
  2. B) het proces (transactieniveau: wijze van ondersteuning, communicatie, monitoring etc.)
  3. C) het vertrouwen (betekenisniveau, relatie, eigenaarschap, toegevoegde waarde etc.)

Op elk van deze 3 niveaus zouden zowel opdrachtgever als opdrachtnemer een volmondig commitment moeten geven, zodat een 2-zijdig ‘JA’ ontstaat ten aanzien van de opdracht. Dat klinkt natuurlijk heel logisch, maar gebeurt dit ook in de dagelijkse praktijk?

Aan de kant van de opdrachtgever betekent dat:

  1. A) ik heb mijn verwachtingen helder overgedragen en de voorwaarden die van belang zijn,
  2. B) ik weet ook wat de opdrachtnemer van mij nodig heeft, hoe en wanneer die te kunnen en blijven ondersteunen,
  3. C) ik heb het vertrouwen gegeven én gekregen dat het ook goed komt en dat de ander de waarde toevoegt die bedoeld wordt.

Aan de kant van de opdrachtnemer betekent dat:

  1. A) ik weet welke resultaten er van mij verwacht wordt en binnen welke kaders dat moet gebeuren
  2. B) ik weet hoe we daar voor gaan zorgen en welke (trans)acties dat onderweg steeds van een ieder vraagt,
  3. C) ik voel mij 100% eigenaar van deze opdracht en weet welke betekenis dit moet krijgen in het hoofd en het hart van de klant

Opdrachtnemers zullen vooraf, tijdens en na de contractering moeten bezinnen op de vraag: wat heb ik nodig om mijn werk goed te kunnen doen? Ze zullen allereerst om duidelijkheid moet durven te vragen, voordat ze ‘JA’ kunnen zeggen tegen de opdracht:

  • Heb ik een heldere opdracht en heb ik heldere opdrachtgever?
  • Heb ik alle informatie die ik nodig heb?
  • Heb ik de juiste middelen?
  • Heb ik het kader voldoende helder?
  • Wat heb ik nodig om de opdracht goed uit te kunnen voeren?
  • Wat voor planning en procesregie wordt gevraagd?
  • Is de bedoeling er achter duidelijk?
  • Weet ik welke waarde het moet toevoegen en voor wie?
  • Heb ik zicht op alle risico’s en zijn deze gedeeld?
  • Is er eenduidigheid bij de groep van opdrachtgevers over wat ik ga doen?
  • Weet ik welke betekenis en beleving dit bij ‘de klant’ moet oproepen?
  • Heb ik als opdrachtnemer zelf het vertrouwen dat ik dat kan?
  • Heb ik van de opdrachtgever ook daadwerkelijk het vertrouwen gekregen?
  • Wat zijn overige juiste vragen waar we samen bij stil moeten staan?

Opdrachtgevers vergeten vaak het volgende te checken:

  • Heb ik als opdrachtgever het (onderbuik)gevoel dat het nu goed komt?
  • Heb ik nu het gevoel dat de opdrachtnemer zich volledig eigenaar voelt?
  • Kan ik de opdracht nu volmondig uit handen geven en volledig loslaten?
  • Vraagt de opdrachtnemer wel goed door over de dingen die hij (nog) niet weet?
  • Durft de opdrachtnemer kritisch te zijn of is deze mij aan het pleasen?

De opdrachtgever (OG) heeft o.a. nodig:

  • Vertrouwen om los te kunnen laten
  • Weten dat het goed komt
  • Gevoel van eigenaarschap bij de ON
  • Betrokkenheid en enthousiasme
  • Meedenkende professionele ON
  • Check dat ON het begrepen heeft
  • Eenduidigheid bij meerdere OG
  • Tijdig informeren bij wijzigingen
  • Tijdige terugkoppeling bij twijfels
  • Afspraken over wanneer eventuele her-contractering vereist is

De opdrachtnemer (ON) heeft o.a. nodig:

  • Weten wat de betekenis voor opdrachtgever én de klant is
  • Zicht op toegevoegde waarde en noodzaak van de opdracht
  • Een beschikbare opdrachtgever bij wijzigingen en/of bij vragen
  • Een heldere opdracht
  • Affiniteit met de opdracht
  • Mandaat (ook om aan de bel te trekken)
  • Voldoende tijd en prioriteit
  • Juiste kennis en vaardigheden

Wanneer beide het belang en de waarde van goed contracteren onderkennen, bespaart dat in de loop van de tijd voor alle partijen veel ellende: miscommunicatie, onjuiste invulling, teleurstellingen, energieverlies, dubbele werkzaamheden, hersteltijd, etc.

Opdrachtnemers zijn echter vaak te dienstbaar, te pleasend, te lief en onderdanig om goed te durven contracteren; Opdrachtgevers zijn veelal te gehaast, onnauwkeurig, gemakzuchtig en te kort door de bocht om naar een volmondig ‘JA’ toe te werken.

Waar gaat het dus mis dat er in de dagelijkse praktijk toch niet goed gecontracteerd wordt? In mijn ogen om drie redenen:

  • Er is onvoldoende ruimte en aandacht voor goede contractering
  • Er is geen volwaardige relatie (en dus geen vertrouwen)
  • Het eigenaarschap wordt op gedragsniveau niet goed overgedragen

1) Ruimte en Aandacht

Bij het overdragen van eigenaarschap zouden beide partijen bij aanvang van de contractering een check moeten doen; onderkennen ze allebei voldoende het belang om secuur te contracteren? Durft de opdrachtnemer genoeg tijd en ruimte te vragen (en misschien wel op te eisen) voor een goed contracteringsgesprek? Is deze in staat om de opdracht te weigeren en niet aan te nemen als het te gehaast gebeurt of zelfs over de schutting wordt gegooid?

Neemt de opdrachtgever voldoende tijd om goed na te gaan wat die verwacht en hoe die dat actief overdraagt? Het vergroten van de kwaliteit in het contracteren betekent meestal dat je bewust eerst een paar stappen terug moet doen, om de opdrachtnemer goed mee te kunnen nemen. Ben je als opdrachtgever in staat, ondanks al het voorwerk en de voorkennis die je al over de opdracht hebt, de tijdsdruk er af te halen en na de (lange) voorbereiding ook voldoende de tijd te nemen voor goede contractering?

Opdrachtgevers dragen het eigenaarschap niet goed over aan opdrachtnemers door:

  • geen rust of onvoldoende tijd te nemen voor goede contractering
  • haastigheid, vluchtigheid, jachtigheid, hijgerigheid
  • geen ruimte te geven voor verdiepende vragen van opdrachtnemers
  • er boven op te zitten en controlezucht
  • voor jou logische kaders vergeten mee te geven (het waarom van de opdracht)
  • om snelle antwoorden te vragen in situaties waar geen snelle antwoorden bestaan (leer het onderscheid te maken tussen deze twee!)

Alle tijd en moeite die je stopt in goede contractering krijg je tijdens de rest van het uitvoeringsproces in een veelvoud terug, en bespaart enorm veel tijd en energieverlies. Aandacht zorgt voor kwaliteit. Vertragen betekent uiteindelijk versnellen.

2) Volwaardige relatie

Opdrachtgevers en opdrachtnemers zijn per definitie niet gelijkwaardig: ze vertegenwoordigen een hele andere waarde. Cruciaal is wel dat ze zich (vol)waardig tot elkaar verhouden, in de zin van ‘vol waarde’. Hoe herken je dat er geen volwaardige relatie is?

Ten eerste wanneer er tijdens het contracteringsgesprek één van beide partijen harder zijn best doet voor goede contractering dan de andere. Wanneer er grote verschillen zijn in (willen) begrijpen en begrepen willen worden, bijvoorbeeld wanneer opdrachtnemer het gevoel krijgt dat de opdracht ‘over de schutting wordt gegooid’.

Een tweede lakmoesproef voor volwaardigheid is: kunnen beide partijen even gemakkelijk nee-zeggen tegen het verstrekken of aannemen van de opdracht? Zo niet, ook dan is geen volwaardige relatie. Zoek dus samen ook actief naar de ‘nee’: ‘waar voel je nog een nee over?’ Check daarna samen: wat heb we allebei nodig om volmondig ‘Ja’ te kunnen zeggen? Wanneer een opdrachtnemer bijvoorbeeld teveel prioriteiten op zijn bordje krijgt, zal deze ook aan de opdrachtgever(s) moeten durven vragen: welke opdracht wil je laten vallen of kan ik deze later in de tijd oppakken?

Ga ten derde na wanneer de dienstverlenersziekte (te graag willen voldoen of helpen) de kop opsteekt (Florence Nightingale of Ivanhoe-en) Ook wanneer één van beiden de ander gaat aanklagen of zich te afhankelijk blijft opstellen kan er geen sprake zijn van volwaardigheid. Je kunt dit doorbreken door dit patroon te benoemen zonder oordeel, dan stap je via de voordeur uit de onvolwaardigheid. Door het te veroordelen ga je gelijk via de achterdeur weer naar binnen en zit je er weer in. Gezamenlijk oordeel-loos onderzoek is altijd een ingang naar een volwaardige relatie.

Ten vierde herken je een volwaardige relatie aan de openheid waarmee beiden iets (nog) niet hoeven te begrijpen of te weten: de mate van ontspanning die er is in het niet-weten. In plaats van snelle antwoorden en oplossingen te moeten geven sta je elkaar toe om elkaar de juiste vragen te mogen stellen over de opdracht. Dat zorgt er voor dat je samen een verdiepend onderzoek kunt doen naar wat er nodig is.

Onvolwaardige relaties herken je vaak aan de term ‘lastig’ (of ‘moeilijk’ of ‘ingewikkeld’ etc.). Het woord ‘lastig’ wordt gebruikt in situaties waar mensen zoeken naar snelle antwoorden, maar waarin geen snelle antwoorden bestaan: het zet vast en slaat verder onderzoek dood. De term ‘lastig’ is juist een uitnodiging om op zoek te gaan naar passende (trage) vraag, als de gezamenlijke start van een passend onderzoek. Volwaardige professionals vinden samen goede vragen die hen activeren om over het juiste na te denken, en uit te zoeken wat er voor alle betrokken partijen nodig is. Geloofwaardig niet-weten (help mij een oplossing te vinden voor…) kun je als opdrachtgever goed inzetten om de opdrachtnemer te activeren en het eigenaarschap aan hen over te dragen voor het vinden van de juiste oplossing of antwoord.

Er is dus naast wakkerheid ook dapperheid nodig: wakkerheid in het doorzien van het patroon en dapperheid in het doorbreken van het patroon: ook durven iets nodig te hebben én te mogen onderzoeken in de relatie van professional tot professional. Voor zowel opdrachtgevers en opdrachtnemers geldt: ‘Alles wat je vóór mij doet, maar niet mét mij, dat doe je tegen mij’.

3) Het overdragen van eigenaarschap op gedragsniveau

Op gedragsniveau herkennen wie er eigenaar is, doe je door tijdens de contractering jezelf de vraag te stellen: wie is er hard aan het werk in het gesprek en wie zou er hard aan het werk moeten zijn? Vaak kun je het gewoon zien aan wie er voorover en wie er achteroverzit. Wie praat, denkt, onderzoekt het meest, is het meest aandachtig of doet het meest zijn best goed te contracteren? Op diens schouder zit de aap, dat is de degene die het eigenaarschap heeft!

Je kunt als opdrachtgever pas loslaten, als je het gevoel hebt dat de opdrachtnemer ook echt vast heeft. Als opdrachtgever kun je dit checken door de opdracht toe te lichten en daarna goed te observeren (maak je punt en zet een punt). Het overdragen van eigenaarschap doe je niet wanneer je de opdracht in woorden toelicht, maar in de stilte die valt ná je uitleg. Merk dan op of de opdrachtnemer het eigenaarschap oppakt (of niet). Het is de kunst van de stilte het werk laten doen. Krijg je te weinig reactie, dan kun je een activerende (of toe-eigenende) vragen stellen als:

  • Wat hebben we nu afgesproken? Wat heb jij begrepen dat je opdracht nu is?
  • Kun je de opdracht voor me schetsen of op papier zetten?
  • Wat is het gewenste resultaat? Welke betekenis zal het hebben voor onze klant?
  • Wat is de bedoeling van de opdracht? Wat voegt het toe?
  • Heb je voldoende gevoel hoe je het kunt aanpakken en gaat dat ook werken?
  • Hoe gaan we om met onverwachte tegenslag of problemen: wat doen we dan?

Op basis van de reactie van de opdrachtnemer schat je in of die zich al voldoende eigenaar voelt. Let niet alleen op wat de ander zegt, maar raadpleeg vooral ook je innerlijke thermometer (onderbuik, gut-feeling, intuïtie etc.). Is er sprake van congruentie? Wat er inhoudelijk gezegd wordt, komt dat overeen met hoe de ander dat zegt en bevestigt de non-verbale communicatie dit?

Cruciaal bij contractering is dus dat je ziet wie je voor je hebt: zie je écht wat die nodig heeft en kun je duidelijk maken wat jij nodig hebt? Opdrachten en eigenaarschap kun je derhalve nooit goed via de mail overdragen. De inhoudelijke opdracht komt misschien nog wel over, maar het vereiste eigenaarschap waarschijnlijk niet. Alleen één op één kun je als opdrachtgever checken of het eigenaarschap bij de ander is aangekomen. Voor goede contractering moet je elkaar in de ogen kunnen kijken en vraagt om (face-to-face) contact.

0
 in Blogs

Comments